نوشته‌ها

ویرایش ششم PMBOK با طعم اجایل - قسمت چهارم

ویرایش ششم PMBOK با طعم اجایل – قسمت چهارم

در قسمت های دوم و سوم  به بخش های مدیریت یکپارچگی پروژه، مدیریت محدوده ی پروژه، مدیریت زمان پروژه ، مدیریت هزینه پروژه، مدیریت کیفیت پروژه و مدیریت منابع پروژه پرداختیم در ادامه به بخش های دیگر و پایانی حوزه ی دانش خواهیم پرداخت…

۲-۷ مدیریت ارتباطات پروژه
با توجه به ماهیت پروژه های اجایل که با ابهامات و تغییرات بسیاری مواجه است، نیاز به برقراری ارتباطات مستمر و سریع، بیش از پیش احساس می گردد.

این مسئله باعث می شود تا در این پروژه ها همجواری بین اعضای تیم و سهولت دسترسی به اطلاعات تا جای ممکن افزایش یابد .
به علاوه ارسال مستمر محصولات پروژه به صورت شفاف، استمرار برگزاری جلسات بررسی نظرات و بازخوردهای ذینفعان باعث بهبود ارتباطات در پروژهای اجایل می گردد.

۲-۸ مدیریت ریسک پروژه
پروژه هایی با متغیرهای زیاد به خودی خود ابهامات و ریسک بالایی دارند. برای حل این مسئله و کاهش درجه ی ابهامات،‌ پروژه های اجایل متد تحویل تدریجی محصول و استفاده از تیم های چند مهارته را در دستور کار خود قرار داده اند و از این طریق می توانند دانش کسب شده را در هر مرحله با یکدیگر به اشتراک بگذارند تا روند آتی را بهبود دهند.

علاوه بر این، بر اساس ریسک های شناسایی شده و میزان دانش شما از ریسک های پروژه، ‌الزامات پروژه به عنوان یک سند زنده به طور مستمر در طول پروژه به روز رسانی می گردند و کارهای پروژه بر اساس پیشرفت کار اولویت بندی می گردند.

 

۲-۹ مدیریت تدارکات پروژه
در محیط های اجایل به منظور گسترش تیم پروژه ممکن است از خدمات پیمانکاران خاصی استفاده شود. این رابطه کاری مشترک ممکن است به مدلی در حوزه تدارکات تبدیل گردد که خریدار و فروشنده از این طریق، در خطرات و منافع پروژه با یکدیگر سهیم شوند.

در پروژه های بزرگتر، برای بخشی از تحویل دادنی های پروژه از رویکردهای انطباقی و برای بخشی دیگر که وضوح بیشتری دارند از رویکردهای باثبات تر استفاده می شود. استفاده از این رویکرد باعث می شود که در صورت بروز تغییر، فقط قراردادهای بخشی که محدوده متغیری دارد تحت تاثیر قرار گیرد و سایر بخشها پروژه تحت تاثیر قرار نگیرند.

 

۲-۱۰ مدیریت ذینفعان پروژه
پروژه هایی که درجه بالایی از تغییرات را در طول چرخه حیات خود تجربه می کنند، نیازمند همکاری و مشارکت فعال ذینفعان پروژه می باشند.
به منظور تسهیل تصمیم گیری های به موقع و ایجاد بحث های سازنده در پروژه، تیم پروژه های اجایل به جای ارتباط از طریق لایه های مختلف مدیریتی،‌به طور مستقیم با ذینفعان کلیدی پروژه در ارتباط می باشد.

مشتری، کاربر پروژه و تیم توسعه پروژه اغلب مواقع از طریق یک فرآیند پویا و خلاق(جلسات تعریف شده در روش اجایل) با یکدیگر تبادل اطلاعات می کنند و این تبادل سازنده منجر به افزایش مشارکت و در نتیجه رضایت ذینفعان می گردد.

به منظور سرعت بخشیدن به جریان به اشتراک گذاری اطلاعات در داخل سازمان، ‌روشهای اجایل تاکید بالایی بر شفافیت حداکثری در ارائه اطلاعات دارند.
هدف از دعوت ذینفعان به جلسات مختلف پروژه اعم از بررسی وضعیت کار و یا نمایش مصنوعات پروژه، ‌بدین منظور است تا در زودترین زمان ممکن مشکلات پروژه، انحرافات موجود و تغییرات مورد نیاز شناسایی گردد.

در این مقاله بررسی بخش های مختلف حوزه ی دانش به پایان رسید در پست های آینده به تغییرات دیگر در  ویرایش ششم PMBOK می پردازیم.

ویرایش ششم PMBOK با طعم اجایل - قسمت ششم

ویرایش ششم PMBOK با طعم اجایل – قسمت ششم

در قسمت های اول و پنجم به تغییرات اضافه شدن ضمیمه ای به PMBOK، نگاه به هر حوزه دانش با عینک اجایل، Manage project knowledge، نوع شکست WBS در پروژه های اجایل و تصمیم گیری (Fist of Five) پرداختیم امروز قصد داریم به سایر تغییرات دیگر در ویرایش ششم PMBOK بپردازیم پس با ما همراه باشید…

۶- جلسات
در روشهای اجایل جلسات متعددی برگزار می گردد که یکی از آنها جلسات برنامه ریزی اسپرینت است. در این جلسات بر داستانهای کاربری اولویت بندی شده مورد بحث قرار می گیرد و برای اسپرینت بعدی انتخاب و برنامه ریزی می گردند.

۷- کیفیت
در پروژه های اجایل مدیریت کیفیت توسط کل تیم پروژه اجرا می گردد در صورتی که در پروژه های سنتی، مدیریت کیفیت اغلب به واحد خاصی سپرده می شود.
در پروژه های اجایل کنترل کیفیت توسط تمامی اعضای پروژه و در کل چرخه حیات پروژه انجام می گیرد. ولی در پروژه های با رویکرد آبشاری فعالیتهای کنترل کیفیت در زمانهای به خصوصی و نزدیک به پایان پروژه و توسط تیم خاصی انجام می گیرد.

۸- تیم های خود سازمانده( در بخش مدیری منابع پروژه)
در رویکرد اجایل تاکید بالایی بر تیم پروژه می شود و اعتقاد دارد اعضای تیم و تعاملات شان بر فرآیندها و ابزار ارجحیت دارد و در این راستا یکی از مواردی که تاکید بالایی بر آن دارد استفاده از تیمهای خود سازمانده هستند.
در ویرایش جدید پی ام باک هم این مفهوم در بخش مدیریت منابع پروژه اضافه شده است.
تیم های خود سازمانده نیازمند کنترل متمرکز نمی باشند. در این تیمها، مدیر پروژه برای تیم فضای مناسب کاری را فراهم می نماید و از تیم حمایت می نماید و به اعضای تیم برای اجرای پروژه اعتماد دارد.
تیمهای خود سازمانده موفق از افراد متخصصی تشکیل شده اند که مهارتهای گوناگون دارند به جای اینکه در حوزه خاصی متخصص باشند.

۹- ارتباطات
جلسات پروژه باید ذی نفعان خارج از پروژه و سازمان که با پروژه مرتبط هستند را در بر بگیرد. برخی از شیوه ها و راهکارهایی که در این زمینه در روش اجایل وجود دارد می تواند در پروژه های دیگر نیز استفاده شود و بسیار سودمند است.
مانند جلسات سرپایی روزانه: که در آن دستاوردها و مشکلات روز قبل و برنامه روز کاری پیشرو ارائه می شود.

۱۰- ارزیابی کیفی ریسک
ارزیابی کیفی ریسک به صورت منظور در طول پروژه و مطابق آنچه در برنامه مدیریت ریسک آمده است، انجام می پذیرد.
در پروژه های اجایل اغلب ارزیابی کیفی ریسک قبل از شروع هر چرخه انجام می شود.

ما در ۶ قسمت به تغییرات در ویرایش ششم PMBOK اشاره کردیم و هر یک آن ها را مورد بررسی قرار دادیم. امیدوار هستیم مطالب ارایه شده برای شما مفید بوده باشد.

ویرایش ششم PMBOK با طعم اجایل - قسمت پنجم

ویرایش ششم PMBOK با طعم اجایل – قسمت پنجم

در قسمت اول به تغییر در ویرایش ششم  PMBOK اشاره کردیم که یکی از آن تغییرات، اضافه شدن ضمیمه ای به PMBOK و دیگری نگاه به هر حوزه ی دانش با عینک اجایل بود امروز تصمیم داریم به ۳ تغییر دیگر در ویرایش ششم بپردازیم پس با ما همراه باشید…

۳- Manage project knowledge

یکی از تغییرات فرآیندی در نسخه جدید PMBOK اضافه شدن فرآیند مدیریت دانش پروژه به حوزه یکپارچگی است. در ویرایش قبلی به جمع آوری درس آموخته ها در انتهای پروژه و به کار گیری آنها در پروژه های آتی توجه ویژه ای می شد. همچنین یک تاکید کلی مبنی بر استفاده از درس آموخته های پروژه های قبلی در هر فرآیند وجود داشت که تحت عنوان OPA به عنوان ورودی همه فرآیندها استفاده می گردید. این بدین معنی نیست که در ویرایش قبلی استفاده از درس آموخته های پروژه در خود پروژه وجود نداشته است. بلکه توجه ویژه ای به آن وجود نداشت و عمدتا درس آموخته ها در انتهای پروژه جمع اوری و جمع بندی می گردیدند.

ولی در این ویرایش فرآیند جدیدی به نام مدیریت دانش پروژه تعریف گردیده است که خروجی اصلی ان لیست درس آموخته ها است. این لیست، ورودی بسیاری از از فرآیندها می باشد و در خروجی انها به روز رسانی می شود به عبارت دیگر با وجود این فرایند، بر این نکته تاکید می گردد که از درس آموخته های پروژه در پروژه فعلی خود استفاده نماییم.

این رویکرد پیش از این در متد اجایل و استاندارد پرینس۲ به وضوح بیان شده بود. در متد اجایل تاکید بر این است که در طول اجرای پروژه و در پایان هر اسپرینت، در جلسه ای موفقیتها و شکستها بررسی گردد و روند آتی بر اساس آن اصلاح گردد(Retrospective meetings) یعنی در طول اجرای پروژه از همان ابتدا درس آموخته ها جمع آوری گردد و از آنها درس بگیریم تا در ادامه پروژه بر اساس درس آموختهای کسب شده، ‌پروژه اجرا و برنامه ریزی گردد.

 

۴- نوع شکست WBS در پروژه های اجایل

در این قسمت در زمینه نحوه ساختار شکست در پروژه های اجایل آمده است:
در رویکرد اجایل در بالاترین سطح اپیک داریم که به داستان های کاربر و یا درخواستهای متعدد کاربر می شکند.

 

۵- تصمیم گیری(Fist of Five)

یکی از روشهای تصمیم گیری در روش اجایل روش ” مشت از پنج ” است. در این روش مدیر پروژه از اعضای تیم می خواهد تا میزان حمایت خود را از یک تصمیم(شان دادن تعداد انگشتان) اعلام نمایند مشت یعنی مخالف و ۵ انگشت یعنی موافقت کامل.

اگر فردی از تیم تعداد زیر ۳ انگشت نشان داد در آنصورت به آن فرد اجازه داده می شود تا دلیل مخالفت خود را بیان کند و بقیه اعضای تیم راجع به آن با هم بحث می کنند. مدیر پروژه مجدداٌ رای گیری می نماید تا زمانی که به اجماع برسند و همه اعضای تیم بالاتر از ۳ انگشت نشان دهند.

در پست آینده به تغییرات دیگر در ویرایش ششم PMBOK خواهیم پرداخت.

ویرایش ششم PMBOK با طعم اجایل - قسمت سوم

ویرایش ششم PMBOK با طعم اجایل – قسمت سوم

در قسمت دوم به بخش های مدیریت یکپارچگی پروژه، مدیریت محدوده ی پروژه و مدیریت زمان پروژه از حوزه ی دانش پرداختیم اکنون قصد داریم به سایر بخش های این حوزه بپردازیم پس با ما همراه باشید…

۲-۴ مدیریت هزینه پروژه
به دلیل تغییرات مکرر ممکن است محاسبات دقیق هزینه برای پروژه هایی با درجه ابهامات بالا سودی به همراه نداشته باشد. در عوض استفاده از روشهای برآوردی ساده تر (‌روشهای بالا به پایین) که امکان برآوردهای سریعتر و در سطوح بالاتر را ممکن می کند برای این نوع پروژه ها بهتر است؛ زیرا به راحتی می توان این برآوردها را با توجه به تغییرات پیش آمده اصلاح نمود. برآورد های دقیق برای برنامه ریزی های کوتاه مدت، بازده بهتری به همراه دارد.

در پروژه هایی که در عین ابهامات بالا، بودجه نیز با محدودیتهای بسیاری مواجه است اغلب مواقع، این محدوده و زمان پروژه است که تغییر می یابد تا پروژه در قالب بودجه مورد نظر تکمیل گردد.

۲-۵ مدیریت کیفیت پروژه
به منظوری هدایت و راهبری تغییرات در طول پروژه، روشهای اجایل ترجیح دارند تا جلسات متعدد بررسی کیفیت محصول در طول پروژه انجام گیرد، تا پایان پروژه.
در رویکرد اجایل با برگزاری جلسات منظم نگاه به گذشته (retrospectives) اثربخشی فرآیندهای کیفیت بررسی میگردد. در این جلسات دلایل ریشه ای مشکلات بررسی می شود و روشها و رویکردهای جدیدی برای بهبود کیفیت محصول پیشنهاد می گردد.
پس از آن در جلسات بعدی اثربخشی رویکردهای پیشنهادی قبلی بررسی می شود و در صورت لزوم روشه ا مجدداً اصلاح می گردد و یا کنار گذاشته می شوند و این روند ادامه دارد.

در روش اجایل تاکید بر تحویل تدریجی محصول پروژه است. برای همین در این رویکرد محصول پروژه به بسته های کوچک قابل تحویل به مشتری تقسیم می شود. هدف از این کار کشف تناقضات و مشکلات مربوط به کیفیت در ابتدای چرخه عمر پروژه است جایی که هزینه های کلی تغییرات پایین تر است.

 

۲-۶ مدیریت منابع پروژه
پروژه های اجایل از ساختار های تیمی خاصی سود می برند. تیم ها در این ساختار خود سازمانده بوده و کلیه تخصص های لازم را دارند. تمرکز اصلی این تیمها بر همکاری گروهی است.

همکاری گروهی در این تیم ها منجر به افزایش بهره وری و تسهیل در فرآیند حل مسئله می شود. در کنار مزایای دیگری که همکاری تیم ها می تواند داشته باشد، این همکاری ممکن است باعث شود تا ارتباطات بهبود یابد،‌ به اشتراک گذاری دانش تسهیل شود و تخصیص کارها به اعضای تیم با انعطاف بیشتری انجام پذیرد.

با اینکه ممکن است ایجاد چنین تیمی در ابتدا هزینه های زیادی به پروژه تحمیل کند ولی در ادامه مزایایی که این تیم ها ایجاد می کنند، باعث بازگشت هزینه در ادامه پروژه خواهد شد.

با توجه به اینکه ماهیت پروژه های اجایل استقبال از تغییر در طول پروژه می باشد و وجود یک ساختار تیمی هماهنگ و خود سازمانده بسیار مهم و حیاتی می باشد.

در پست های آینده به ادامه ی قسمت های دیگر این بخش خواهیم پرداخت.

ویرایش ششم PMBOK با طعم اجایل - قسمت دوم

ویرایش ششم PMBOK با طعم اجایل – قسمت دوم

ما در این پست قصد داریم به بخش های مدیریت یکپارچگی پروژه، مدیریت محدوده ی پروژه و مدیریت زمان پروژه از حوزه ی دانش در ویرایش ششم PMBOK بپردازیم و هر یک از آن ها را بررسی کنیم پس با ما در ادامه همراه باشید…

۱-۲ مدیریت یکپارچگی پروژه

در رویکردهای اجایل و تکرار شونده (Iterative)به مشارکت اعضاء که متخصصین حوزه ی مریوطه می باشد توجه خاصی خواهد شد.

اعضای تیم مشخص می کنند برنامه و اجزای آن چگونه یکپارچه شوند. انتظاراتی که از مدیر پروژه در حوزه ی مدیریت یکپارچگی در محیط های اجایل وجود دارد تغییری نمی کند اما تهیه ی برنامه های سطوح پایین تر محصول و تحویل و اجرای آن به اعضای تیم تفویض می شود. در محیط های اجایل، مدیر پروژه سعی می کند تا یک محیط  مناسبی را فراهم کند تا اعضا بتوانند با یکدیگر مشارکت کنند؛ به عبارت دیگر نقش مدیر پروزه در محیط های اجایل، بیشتر در فراهم کردن فضای کاری مناسب می باشد.

۲-۲ مدیریت محدوده ی پروژه

در پروژه هایی که دایم در حال تغییر می باشد و از ریسک بالایی نیز برخوردار است، بیشتر اوقات محدوده ی پروژه در ابتدای پروژه قابل درک نمی باشد.

در روش های اجایل، ابتدای پروژه زمان کمتری روی محدوده ی پروژه صرف می شود ولی شناسایی مداوم، تکمیل محدوده و اعمال اصلاحات عمدتاً در طول پروژه انجام می شود؛ به عبارت دیگر در محیط های اجایل، محدوده در طول پروژه تعریف و اصلاح می شود.

در پست های آینده به ادامه ی قسمت های دیگر این بخش خواهیم پرداخت.

۲-۳ مدیریت زمان پروژه
در محیط های چابک، بازه های زمانی کوتاه برای انجام کار تعریف می شود و بر اساس نتایج حاصله، زمان کارهای بعدی تعیین می شود. این بازه های کوتاه امکان اخذ بازخوردهای سریع و همچنین سنجش میزان مطلوبیت اقلام تحویل شده را فراهم می کند. در تعریف این بازه های کوتاه دو الگوی متمایز وجود دارد.

 

  •  زمانبندی تکرار شونده(Iterative scheduling): شکلی از برنامه ریزی غلطان است که در آن ساختار پروژه از فازهای متوالی با بسته های زمانی یکسان تشکیل می شود و در ادامه، کارهای پروژه به تدریج و بر اساس آخرین اولویت های استخراج شده به این فازها تخصیص می یابد. این رویکرد به دنبال ایجاد یک روند ثابت قابل پیش بینی در پروژه است تا بتوان از طریق آن تغییرات پروژه را که در طول پروژه پدیدار می شوند هدایت نمود.

 

  •  زمانبندی مبتنی بر تقاضا (on-­demand, pull­-based scheduling): از مفاهیم تولید ناب گرفته شده است و هدف آن محدود کردن کارهای در حال انجام(Work in progress) تیم است تا از طریق آن تعادلی بین ورودی و خروجی های تیم ایجاد شود(توجه ویژه به ظرفیت های تیم که از اولویتهای اجایل می باشد)

به جای پیش بینی یک تاریخ مشخص، زمانبندی مبتنی بر تقاضا به محض آزاد شدن منبع از صف کارهای قابل اجرا، اولین کار را به بخش کارهای در حال اجرا منتقل می نماید.

در پست های آینده به ادامه ی قسمت های دیگر این بخش خواهیم پرداخت.

ویرایش ششم PMBOK با طعم اجایل - قسمت اول

ویرایش ششم PMBOK با طعم اجایل – قسمت اول

استفاده از رویکرد اجایل در پروژه های مختلف رو به افزایش است و این باعث شده تا موسسات متولی استانداردهای مدیریت پروژه بیش از پیش به این چارچوب گرایش پیدا کنند و PMI هم از این قاعده مستثنی نیست. بعد از AXELOS که ویرایشی از استاندارد PRINCE2 را با پسوند اجایل منتشر نمود. حالا نوبت به PMI می رسد تا در ویرایش ششم PMBOK مفاهیم و تکنیکهای اجایل را بیش از پیش به کار ببندد.

در دو-سه سال اخیر PMI توجه ویژه ای به اجایل داشته است و حتی موضوع “به کارگیری اجایل در پروژه های غیر IT” جزء موضوعات تحقیقاتی با اولویت بالا بوده است که از آن حمایت نموده است.

بازخوردهای اخذ شده از شرکتهای مختلف و نتایج تحقیقات انجام شده نشان داده که استفاده از رویکرد اجایل در پروژه های مختلف در سازمانها رو به افزایش است و سازمانهای بسیاری، بخشی و یا همه پروژه های خود را با رویکرد اجایل مدیریت می نمایند. به نظر می رسد که با توجه به مزایای گسترده رویکرد اجایل مخصوصا در نوع برنامه ریزی و همچنین نحوه مواجه با تغییرات، ‌اقبال عمومی به استفاده از آن بسیار بالا و رو به گسترش می باشد.

بر این اساس بخش عمده ای از اصلاحات ویرایش جدید PMBOK مربوط به اضافه شدن مفاهیم و رویکردهای اجایل به این استاندارد است. به عبارتی روح اجایل در ویرایش جدید بیش از پیش نسبت به نسخه قبلی مشاهده می شود. چیزی که بسیاری از افراد در ویرایش پنجم منتظر آن بودند.

تغییرات صورت گرفته بسیار گسترده است و از T&T ها گرفته تا محتوی استاندارد و فرآیندها، به منظور اضافه نمودن مفاهیم اجایل به روز رسانی شده اند تا بتوان بیش از پیش تکنیک های اجایل را در پروژه های مختلف به کار برد.
همانطور که گفتم بخش عمده ای از اصلاحات ویرایش جدید PMBOK مربوط به اضافه شدن مفاهیم و رویکردهای اجایل به این استاندارد است. در ادامه اهم تغییراتی که در این زمینه ایجاد شده است را با هم بررسی کنیم.

۱- اضافه شدن ضمیمه ای به PMBOK

یک ضمیمه به PMBOK اضافه شده که در آن جزییات بیشتری در زمینه اجایل ارائه شده است که به همراه PMBOK ویرایش ۶ عرضه می گردد.

 

۲- نگاه به هر حوزه دانش با عینک اجایل
یکی از تغییرات مهمی که در ویرایش جدید ایجاد شده است دسته بندی اطلاعات ارائه شده در ابتدای هر حوزه دانش می باشد. در ویرایش قبلی در ابتدای هر حوزه دانش در حد یک صفحه اطلاعات مختلفی در رابطه با حوزه دانش مربوطه ارائه می گردید. در ویرایش جدید این اطلاعات گسترده تر شده و به ۴ بخش تقسیم شده است.

Key Concept

Trends and Emerging Practices

Tailoring Considerations

Approaches in Agile, Iterative, and Adaptive Environments

مورد اول پیش از این نیز وجود داشت ولی اطلاعات مربوط به ۳ مورد آخر در این ویرایش اضافه گردیده است ولی مورد چهارم که مربوط به بحث امروز ماست نگاه به هر حوزه دانش در محیط های اجایل و یا انطباقی می باشد؛ به عبارتی اگر در یک محیط اجایل قرار داشته باشیم و بخواهیم یک پروژه را مدیریت کنیم، نگاه ما به حوزه های دانش مدیریت پروژه اعم از یکپارچگی، محدوده، زمان و … چگونه خواهد بود. در این بخش استاندارد اظهار می دارد که هر حوزه دانش در رویکرد اجایل به چه شکل تعریف و به کار گرفته می شود.

اگر چه شاید حجم مطالب ارائه شده در این بخش زیاد نباشد ولیکن به نظر من قدم خوبی برای ایجاد همسویی بیشتر با محیط های اجایل و به کارگیری تکنیک ها و روشهای مورد نظر در مواقع لزوم می باشد.

در پست های آینده به بخش های حوزه ی دانش و دیگر تغییرات ویرایش ششم خواهیم پرداخت.